Узнайте стоимость ассистента!«Пройти тест»
 
 
Заказ обратного звонка
Менеджер свяжется с Вами с 10 до 19 по московскому времени
*Нажимая на кнопку, вы даете согласие на
обработку своих персональных данных

5 типовых ошибок при составлении вакансии для должности удаленного ассистента

Процесс подбора удаленного помощника не представляет из себя ничего сложного и занимает в среднем не более 1 недели, но как показывает опыт на практике очень часто владельцы бизнеса допускают типовые ошибки. О них мы сегодня и поговорим.

Важно помнить, что вакансия для штатных и удаленных сотрудников сильно отличаются! Данная статья значительно повысит количество откликов на вашу вакансию и сократит время на дальнейший отбор.

В среднем, мы получаем от 600 до 850 откликов на 1 размещенную вакансию (см. скриншот)
Типовая ошибка №1
Пишите о предстоящих задачах, а не о себе любимом. Оставьте это для друзей и знакомых. О компании человек может прочитать в описании или на вашем сайте
Любой предприниматель - это уже выдающаяся личность, т.к. сумел взять ответственность за себя и других людей, организовал все и из ничего создал функционирующую систему, генерирующую прибыль. Но поверьте, это не повод рассказывать об этом в вакансиях на HH.

Не стоит описывать в тексте вакансии все свои регалии: наставник, организатор бизнес-завтраков,
спикер, спортсмен, мать 2 детей... ну вы поняли.

За все время работы нашей компании, ни один ассистент не поинтересовался личностью будущего руководителя! 8 из 10 даже не спрашивают чем занимается компания. Им интересны лишь свои будущие задачи, дневная загрузка и ЗП.

Пожалейте свое время и время людей, просто напишите:
«Компания занимается оптовой продажей медицинского оборудования, подробнее можете почитать в описании или на нашем сайте...»
Типовая ошибка №2
Подробно и четко опишите все задачи, которые придется выполнять. Если вы сами их не понимаете, помощник их не поймет точно
Не нужно описывать предстоящие задачи общими словами. Пишите подробно и структурировано, для этого есть ненумерованный список. Если вы не можете четко и понятно описать задачи для сотрудника, значит в вашей голове каша, вы сами не понимаете чем он будет заниматься, а значит и КПД его будет минимальным.

Как точно не нужно писать
«Ты должен отлично работать с Excel таблицами, знать Instagram, CRM-системы.
Если ты умеешь делать красивые презентации - это дополнительный плюс. Нужно будет много работать с рекламой...»

Что конкретно нужно делать в Excel? (вносить расходы, готовить аналитический отчет...)
Чем заниматься в Instagram? (выкладывать посты, отвечать на комментарии...)
Какая CRM-система? (Битрикс24, amoCRM, Мегаплан...)
С какой рекламой работать? (настраивать Яндекс.Директ, Таргетированную рекламу Вконтакте...)


Пример правильного описания задач
  • Искать необходимую информацию в интернете (поиск поставщиков, анализ конкурентов);
  • Работать с первичной документацией, сбор и подготовка документов (счета, акты, договора);
  • Размещать актуальную информацию на сайте / соц.сетях;
  • Подготавливать презентации по продуктам, услугам компании в PowerPoint;
  • Планировать, организовывать встречи и рабочий день руководителя в Гугл календаре;
  • Вести финансовый учет и планирование в Excel
Типовая ошибка №3
Кружок талантов. Не нужно «Воды» в описании качеств и навыков. Кроме вас это никто не прочтет, а времени вы потратите много
Я люблю называть этот блок «Кружок талантов», т.к. в нем каждый бизнесмен или не опытный рекрутер пытается изощряться, как только может. Прочитайте пример одного из таких блоков вакансии.

Как точно не нужно писать
«Ты подходишь нам, если: Имеешь желание помогать. У тебя высокая ориентированность на помощь и облегчение жизни руководителя. У тебя быстрый, активный и позитивный ум. Любишь и умеешь решать/выполнять задачи без вводных данных, когда нужно ориентироваться в ситуации с большой степенью неопределенности. У тебя уравновешенная психика...»

Давайте будем откровенны, люди не ищут работу из-за желания помогать, они продают свое время и навыки за деньги, рассчитывать на альтруизм не стоит. Активный и позитивный ум - это сильно.
Выполнять задачи без вводных данных... если кто-то умеет так, то работодателю сильно повезет, но не думаю. Ну и конечно же люди с не уравновешенной психикой сразу скажут: «Стоп! Эта работа точно не для меня»

Пример правильного описания блока с качествами и навыками
  • Высокая самоорганизованность, дисциплинированность;
  • Ответственность, исполнительность – задачи должны быть решены в обозначенные сроки;
  • Способность работать с большим объемом информации;
  • Продвинутый пользователь ПК, MS office;
  • Внимательность - Вы ответственно подходите к любой задаче, особенно при устройстве на работу, поэтому начнете свое сопроводительное письмо со слов "Ответственный человек"
  • Умение работать с презентациями в PowerPoint;
  • Умение работать с соцсетями (размещение контента);
В данном блоке я настоятельно рекомендую использовать небольшой лайфхак, надеюсь, что вы обратили внимание на него в упоминании о внимательности. Это дополнительная проверка, которая позволит отсечь ненужных исполнителей которые занимаются массовой рассылкой.
    Типовая ошибка №4
    Умерьте пыл! Не ищите супергероя, это не возможно! Лучше подберите максимально адекватного сотрудника и обучите всему необходимому сами
    В каждом бизнесе своя специфика, свои сложности и свое профессиональное ПО. Photoshop, Bizon365, Tilda, amoCRM, GetCourse, Trello, PowerPoint и т.д.

    И тем не менее, 8 из 10 предпринимателей ищут «многорукого многонога», который умеет все: и Crm внедрять и Директ настраивать и Instagram вести...

    Помните, что удаленный ассистент - ваша палочка выручалочка, человек который помогает быть вам одновременно в нескольких местах, но не заменяет узкоспециализированных специалистов.

    Хотите чтобы вам настроили качественно Яндекс.Директ - обратитесь к профессионалу и заплатите за работу 15 000 - 50 000 руб. за проект. Если решите делегировать эту задачу на ассистента - получите плохой результат и потеряете сотрудника.

    Делегировать все задачи можно постепенно, предварительно подготовив систему обучения и что самое важное при обоюдном желании обучаться, как с вашей стороны, так и со стороны вашего помощника.

    Поэтому не стоит указывать в описании вакансии специфического ПО, для этого есть другие сотрудники. Это повысит количество откликов на вакансию.
      Типовая ошибка №5
      Не усложняйте людям жизнь на первых этапах, не просите многого. Никто не будет делать лишних действий при первом знакомстве
      В конце каждой вакансии, работодатели, как правило, любят просить выполнить различные действия.

      Как точно не нужно писать
      • Напиши 3 самых больших своих достижения в жизни...
      • Выполни тестовое задание...
      • Напиши, какими из навыков обладаешь (то в чем ты себя считаешь профессионалом и готов этим заниматься 24/7) и каким бы хотел научиться...
      • Какой продукт, производит бизнес ассистент (за что именно платят помощнику)...
      • Что на твой взгляд обозначает, вовлеченность в процесс...
      Рекомендации
      Я настоятельно рекомендую уйти от такого решения, т.к. оно сокращает кол-во откликов на вакансию. Лучше создайте небольшую Гугл-форму на 5-15 вопросов и отправляйте ссылку на неё в ответном сообщении на отклик. Можно разделить опрос на несколько блоков: личные данные, профессиональные навыки и дополнительная информация.

      Таким образом вы получите только заинтересованных кандидатов, сможете узнать нужную о них информацию без прямого общения с ними и хранить все в одном месте.

      Если подготовить шаблон сообщения на HH, можно свести время первичного отбора кандидатов до нескольких секунд. Просто нажимаете пригласить на телефонное интервью и кандидату отправляется ссылка на заполнение формы.
        Made on
        Tilda